Апостиль – спрощена процедура та електронний реєстр

25.05.16, 18:00

Офіційні документи, такі як свідоцтво про народження або шлюб, документи, видані органами юстиції та судами, оформлені нотаріусами, атестати та дипломи досить часто необхідно надавати за кордоном. Перед цим документ в обов'язковому порядку має бути легалізований. Процедура підтвердження автентичності офіційних документів за кордоном значно спрощена для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Більше 90 країн світу, які приєднилися до цієї угоди, проголосили запровадження апостиля.

Апостиль – це спеціальна форма засвідчення документів, призначених для використання на території інших держав. Апостилювання є підтвердженням того, що особа, яка підписала відповідний документ, мала для цього всі необхідні повноваження. Така форма легалізації визнається офіційними органами всіх держав-учасниць Гаазької конвенції, до якої у 2002 році приєдналася і Україна.

Щорічно близько 120 тисяч українців звертаються до органів юстиції з проханням проставити апостиль на офіційних документах. Донедавна жителям всіх областей потрібно було їхати з цією метою до столиці. Відтепер, завдяки запровадженню Електронного реєстру апостилів, уповноважені органи можуть дистанційно опрацьовувати документи, і громадянам більше не потрібно гаяти свій час та витрачати чималі гроші на поїздку до Києва.

Приймати та розглядати документи для проставлення апостиля, а також видавати їх уповноважені територіальні органи юстиції, а саме, відділи державної реєстрації актів цивільного стану. «З початку цього року до нашого відділу за проставленням апостиля вже звернулося 650 громадян», - повідомляє співробітниця Печерського ДРАЦС міста Києва Інна Стара. За її словами, в кожному уповноваженому районному відділі ДРАЦС проставленням апостиля займається окремо призначений співробітник. Саме формування штампу апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів у вигляді електронного документа. Більше того, будь-який громадянин може безоплатно перевірити факт видачі апостиля у режимі онлайн через веб-сторінку, яку веде адміністратор Електронного реєстру.

Для того, щоб навчитися користуватися системою, співробітникам ДРАЦС довелося пройти експрес-навчання – зрозуміти механізм звірки документів, їхньої оцінки. «Потрібно знати, які з країн приймають ті чи інші категорії документів з апостилем, - розповідає Інна Стара. – Якщо ми наперед знаємо, що та чи та країна надасть відмову визнавати апостиль, ми маємо одразу попередити про це людину, щоб вона не витрачала гроші марно». Окрім того, співробітники ДРАЦС мають достеменно знати, для яких категорій документів апостиль проставляється тільки на оригіналі, а для яких – лише на нотаріально завіреній копії.

Для проставлення апостиля необхідно подати заяву (окремо для кожного документа), оригінал документа, на якому мають проставити апостиль, а також паспорт громадянина України або ж національний паспорт іноземця. Звертатися за проставленням апостиля мають право також особи без громадянства. Вартість штампу апостиля для громадян України, іноземців та осіб без громадянства складає 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.), юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.). Від оплати цієї послуги звільнені інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти. Процедура займає всього 2 робочі дні, і лише у таких випадках, як необхідність отримання зразка підпису, відбитка печатки або штампа або ж здійснення перевірки документів її може бути продовжено до 20 робочих днів.

Система електронного сервісу з проставлення апостиля, яка дозволяє громадянам подавати документи для їх посвідчення за місцем проживання, реалізована в 23 країнах, і тепер до них приєдналася також Україна. Електронний сервіс з проставлення апостиля на офіційних документах, що видані органами юстиції, на рішеннях суду, нотаріально завірених документах запрацював 20 листопада 2015 року. Відповідно до постанови Кабінету міністрів, було створено Електронний реєстр апостилів, який є єдиною електронною базою даних, що містить відомості про всі проставлені апостилі з дня початку його роботи.

Відтак тепер українці можуть звертатися за проставленням апостиля до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, отримувати цю послугу без тривалого очікування та зайвих витрат. У відділах ДРАЦС також можна дізнатись про особливості визнання документів з апостилем в тій чи іншій країні, котрі приєдналися до Гаазької конвенції.

Матеріал підготовлено Українським освітнім центром реформ в рамках грантового проекту “Електронне урядування спрощує спілкування” за підтримки американського народу, наданої через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) в рамках проекту “Справедливе правосуддя”